Zarówno duże, jak i małe firmy zapewniają często drobny poczęstunek dla klientów. Kwestią budzącą wątpliwości przedsiębiorców jest możliwość zaliczenia takich wydatków do kosztów i odliczenia od nich podatku VAT.
Koszty uzyskania przychodów – co do nich zaliczamy?
Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, iż jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, lecz także jego celowość i racjonalność. Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów, nie można uznać za koszt wydatków, których charakter budzi wątpliwości.
Co istotne, na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Pojęcie „reprezentacja” nie zostało zdefiniowane w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz w przepisach innych ustaw. Ministerstwo Finansów zaleca, aby stosować wykładnię językową opartą na określeniach słownikowych.
Zgodnie z definicją zawartą w Słowniku języka polskiego PWN reprezentacja oznacza okazałość, wytworność w czyimś sposobie życia związaną ze stanowiskiem lub pozycją społeczną. Natomiast według definicji utrwalonej w orzecznictwie – reprezentacja to wszelkie działania polegające na stwarzaniu i utrwalaniu dobrego wizerunku firmy.
Poczęstunek dla klientów a koszt podatkowy
Dlatego też przy rozliczaniu wydatków na poczęstunek dla klientów należy wykazać się znaczną ostrożnością, żeby organy nie zakwestionowały wydatku na niego jako reprezentacji.
Bardzo często podczas spotkań biznesowych klient częstowany jest kawą, herbatą oraz przekąskami. W takiej sytuacji w naszej opinii nie ma przeszkód, aby wydatki takie zaliczyć do kosztów. Podanie kontrahentowi kawy bądź herbaty nie świadczy specjalnie o wystawności lub okazałości przedsiębiorcy. Również ich wpływ na kształtowanie pozytywnego wizerunku firmy jest znikomy. Stanowi to podstawowy standard spotkań biznesowych.
Korzystne dla podatników stanowisko zaprezentował Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, w piśmie nr IPPB1/415-630/10-2/RS, z 30 sierpnia 2010 r., w którym czytamy:
(…) wydatki na napoje, słodycze, kanapki, itp. podawane podczas spotkań biznesowych w siedzibie Firmy jeśli nie noszą znamion okazałości, wystawności, nie stanowią kosztów o charakterze reprezentacyjnym w rozumieniu art. 23 ust. 1 pkt 23 i Firma P. może zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (…).
Podobne stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w piśmie z 4 marca 2010 r., nr ILPB1/415-1370/09-2/IM, w którym czytamy:
Druga grupa wydatków, o których mowa we wniosku to wydatki ponoszone podczas spotkań w biurze Spółki na tzw. drobny poczęstunek kawę, herbatę, cukier, śmietankę do kawy, drobne słodycze, kanapki. Niewątpliwie w takiej sytuacji nie można mówić, iż celem podejmowanych działań jest reprezentacja rozumiana jako kreowanie pozytywnego wizerunku na zewnątrz wiążąca się z okazałością i wystawnością. w związku z powyższym, wydatki związane z drobnym poczęstunkiem w biurze Spółki nie mają charakteru reprezentacyjnego, a więc nie podlegają ograniczeniom w zakresie zaliczenia ich do kosztów, wynikającym z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wydatki te, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, o ile mają związek z przychodem i są odpowiednio udokumentowane. (…).
Odliczenie VAT od kosztów na poczęstunek dla klientów
Od wydatków na rzecz kontrahenta co do zasady przysługuje podatnikom prawo do odliczenia podatku VAT, przepisy dopuszczają bowiem możliwość odliczenia podatku w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Zatem należy być podatnikiem VAT i prowadzić działalność opodatkowaną.
Prawo do odliczenia przysługuje również wtedy, gdy związek jest pośredni. O pośrednim związku dokonanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy zakup towarów i usług nie przyczynia się bezpośrednio do uzyskania przychodu przez podatnika, np. poprzez ich odsprzedaż, lecz poprzez wpływ na ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa jako całości przyczynia się do generowania przez podatnika obrotów.
Również organy podatkowe potwierdzają, iż w takiej sytuacji przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT, czego przykładem jest interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 1 lipca 2015 r., sygn. IPPP1/4512-532/15-2/KR, gdzie możemy przeczytać, że:
Wnioskodawca może dokonać obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w związku z nabyciem usług cateringowych, artykułów spożywczych, napojów bezalkoholowych jak i alkoholowych, przeznaczonych do zużycia w trakcie spotkań z klientami i kontrahentami, odbywających się w siedzibie firmy, w tym również poza siedzibą, jednak z wyłączeniem restauracji, ze względu na fakt, że poniesione wydatki służą zainteresowanemu do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług (…).
Przekazanie artykułów spożywczych a VAT
Zapewniony przez podatnika poczęstunek podczas spotkania biznesowego z udziałem kontrahenta nie skutkuje opodatkowaniem zużytych w ramach tego poczęstunku towarów na podstawie art. 7 ust. 2 ustawy o VAT. Zużycie (spożycie) gotowych posiłków lub artykułów spożywczych na spotkaniach biznesowych czy też udostępnionych w firmie jest związane z działalnością gospodarczą podatnika.
Poza tym zużycie tych towarów nie jest zużyciem na rzecz podmiotów wymienionych w art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, wśród których ustawodawca nie wymienił kontrahentów.
Stanowisko wykluczające opodatkowanie poczęstunku dla klientów, zaserwowanego podczas spotkania biznesowego uznają również organy podatkowe, czego przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 13 stycznia 2016 r., sygn. IBPP1/4512-891/15/AR, z której wynika, że:
(…) zużycie ww. artykułów spożywczych tj. kawy, herbaty, mleka, napojów chłodzących (wody, soków owocowych, napojów), cukru, słodyczy, gotowych kanapek, udostępnianych kontrahentom (klientom oraz gościom – przedstawicielom klientów oraz dostawców) w trakcie i na użytek spotkań służbowych w czasie pracy w siedzibie firmy, należy również uznać za zużycie związane z prowadzonym przez Wnioskodawcę przedsiębiorstwem, zatem nie stanowi ono zużycia ani przekazania czy też darowizny, które podlegałyby opodatkowaniu w trybie art. 7 ust. 2 ustawy o VAT (…).
